|
|
pwd. Ania
ZAGRAJEK
Finanse w drużynie – to nie takie trudne
Błędy to rzecz ludzka. Nie są
od nich wolne również książki finansowe: te obozowe i
zimowiskowe, jak również śródroczne. Ale błędy są po to, by
się na nich uczyć, czyż nie? Mam nadzieję, że poniższy
materiał pomoże Wam uniknąć pewnego rodzaju błędów i braków
w waszych dokumentacjach w przyszłości.
O dowodach księgowych
Co to jest dowód księgowy? To
dokument, który stanowi podstawę do zaksięgowania wydatku w
książce finansowej. Najczęściej będzie to faktura VAT i
rachunek ale również może to być KP (w określonych
przypadkach).
Na
pierwszej stronie dowodu księgowego bardzo często brakuje
informacji o sposobie zapłaty za zakupiony towar lub usługę
– najczęściej kupujecie coś za gotówkę. Należy wówczas
dopilnować odbierając fakturę lub rachunek, by zawsze było
napisane na dokumencie, że „zapłacono gotówką” lub że „forma
zapłaty: gotówka”. Jeżeli płatność następuje przelewem (tak
bywa czasami zwłaszcza przy płaceniu za autokary lub
zakwaterowanie), wówczas na dowodzie będzie napisane: „forma
zapłaty: przelew”. W takiej sytuacji należy dołączyć do
faktury lub rachunku potwierdzenie dokonania wpłaty
gotówkowej na konto (kwitek, który otrzymujecie w banku lub
na poczcie po dokonaniu wpłaty).
Błędy na
dowodach nie są poprawiane – chodzi zarówno o błędy
merytoryczne, czyli pomyłki w NIP, w adresie lub nazwie
jednostki, na którą bierzemy fakturę, rachunek (najczęściej
okręg ZHR lub ogólnie ZHR), jak i o błędy rachunkowe, czyli
np. pomyłki w podliczeniu faktury.
Poprawy
błędów merytorycznych na fakturze dokonujemy poprzez
wypełnienie noty korygującej – istnieją gotowe druki, które
można kupić np. w urzędach skarbowych w stoiskach z drukami.
Warto też podpytać się, czy w Waszym okręgu nie ma takich
druków. Notę wypełniamy w dwóch egzemplarzach (kopia +
oryginał) i wysyłamy do firmy z prośbą, by podpisali oba
egzemplarze i odesłali nam kopię. Czasami praktykuje się
wypisywanie noty w trzech egzemplarzach – wówczas drugą
kopię podłącza się pod fakturę, by był dowód na to, że nota
została wysłana. Po odesłaniu przez firmę podpisanej kopii
noty, podłączamy ją pod fakturę. W ten sposób błąd zostaje
poprawiony.
W drugim przypadku, tj. gdy występują błędy rachunkowe,
należy wystąpić do firmy z prośbą o wystawienie faktury
korygującej – napisać do nich podanie wraz z kserokopią
błędnej faktury. Otrzymaną fakturę korygującą należy
zaksięgować jak normalną fakturę w książce finansowej.
Z tyłu na
dowodach księgowych najczęściej brak: pieczątek
organizatora, sprawdzenia pod względem merytorycznym,
formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty,
podpisu drugiej osoby (każdy dowód powinien być podpisany
przez dwie różne osoby).
To bardzo
ważne, bu dowód był właściwie opisany. Wymóg taki stawia nam
Ustawa o rachunkowości.
Dla
przypomnienia - dowody księgowe powinny być:
-
opieczętowane na odwrocie pieczątką jednostki
organizacyjnej
-
zostać
zatwierdzone pod względem: merytorycznym (zasadność
zakupu –sprawdzenie, że zakupiono rzecz, która jest
niezbędna do realizacji programu), pod względem
formalnym (poprawność dokumentu – sprawdzenie, czy
faktura lub rachunek posiadają wszystkie niezbędne
elementy np. czy istnieje zapis, że fakturę zapłacono
gotówką, ale również sprawdzenie poprawności danych
dotyczących nabywcy czyli naszego okręgu ZHR lub całego
ZHR, w zależności od tego, na kogo bierzemy faktury i
rachunki – odsyłam od punktu 2) i rachunkowym
(prawidłowe naliczenie należności – sprawdzenie, czy na
fakturze nie ma pomyłek rachunkowych np. czy dobrze jest
podsumowana kolumna, dobrze policzony VAT – patrz punkt
2). Zatwierdzenie to polega na zawarciu na dowodzie
księgowym tekstu „Sprawdzono pod względem formalnym i
rachunkowym” podpisanej przez kwatermistrza lub osobę
pełniącą jego obowiązki. Pod tekstem „Sprawdzono pod
względem merytorycznym” podpisuje się komendant
jednostki. Oprócz tego akceptuje on dokument do wypłaty
składając podpis pod tekstem „Zatwierdzam do wypłaty”.
Zalecam wyrobienie stosownej pieczątki, wówczas
zaoszczędzicie dużo czasu, a pieczątka przyda Wam się na
lata.
Jeżeli w
drużynie nie ma pełnoletniego kwatermistrza jako druga
osoba może podpisać się np. opiekun/ka drużyny,
hufcowa, hufcowy itp., ale zawsze musi być podpis innej
osoby niż drużynowego, czy komendanta innej jednostki.
Dowody
nie są opisane w ogóle lub opisane są w stylu „zużyto na
obozie/zimowisku” – opisy te są bardzo ważne, bo
decydują o tym, w której kolumnie książki finansowej wydatek
powinien zostać ujęty. Z treści faktury lub rachunku bardzo
często nie można się domyślić, co to jest np. niektóre
hipermarkety stosują takie skróty, że daną rzecz można
równie dobrze potraktować jako coś do jedzenia, jak również
jako materiał programowy. Z tyłu rachunku należy wówczas
podać pełną nazwę artykułu.
Nie
dopuszczalne są też opisy typu „zużyto na obozie/zimowisku”,
bo one również nic nie mówią o kwalifikacji kosztu.
Opis
rachunku dokonywany jest po to, by dla innej osoby
sprawdzającej Wasze wydatki było jasne, w jakim celu
drugostronnie wymienione towary lub usługi zostały zakupione
i wykorzystane np.: „Papier ksero został zużyty do ...”;
„Flamastry zużyto podczas....”; „Nagrody - książki rozdano
następującym uczestnikom konkursu … /wymienić
nagrodzonych/”). Proponuję postawić się w roli surowej osoby
kontrolującej zasadność Waszych wydatków a gwarantuję Wam,
że opisy dowodów będą wyglądały zupełnie inaczej.
Na
dowodach stosowana jest błędna pieczątka o Zamówieniach
Publicznych – do marca zeszłego roku na rachunkach i
fakturach zobowiązani byliśmy do umieszczać jeszcze jeden
tekst dotyczący stosowania ustawy o Zamówieniach
Publicznych. Obecnie nie ma już tej ustawy – zastąpiło ją
Prawo Zamówień Publicznych. Wniosek z tego taki, że
wszystkie dotychczasowe pieczątki są nieaktualne.
Nasuwa się
pewnie pytanie: w takim razie jaką pieczątką mamy
stemplować? A może w ogóle nie stemplować? Ja doradzam to
drugie z prostej przyczyny: spotkałam się z tym, że różne
urzędy rozliczające dotację kazały umieszczać na rachunkach
inny tekst dotyczący nowego Prawa ZP. Lepiej zatem być
elastycznym i dostosowywać się do wytycznych urzędów, gdy
już je znamy, niż kreślić na rachunku. Okręgi i Naczelnictwo
ZHR będą Was na pewno informować jeżeli jakaś formuła będzie
wymagana.
Następnym
razem trochę uwag do książki finansowej i dokumentacji
źródłowej.
pwd Ania
ZAGRAJEK
Skarbnik
Organizacji Harcerek i Szefowa zespołu ds. wychowania
gospodarczego OHek
|
|
|