|
|
phm. Anna
Zagrajek HR
Dokumentacja źródłowa
Zgodnie z
obietnicą daną w kwietniowym numerze Pobudki tym razem
przedstawiam trochę praktycznych uwag do dokumentacji
źródłowej i książki finansowej.
Jednym z elementów dokumentacji
finansowej jest „teczka dowodów księgowych zawierająca
dokumentację źródłową wpływów i wydatków gotówkowych”. Jest
to ni mniej ni więcej tylko zbiór faktur, rachunków, KP itp.
dowodów, które otrzymujesz płacąc za coś, lub wystawiasz
przyjmując pieniądze. Teczkę tę bardzo często nazywamy po
prostu dokumentacją źródłową lub zbiorem dowodów księgowych.
Dokumentacja źródłowa nie
powinna być przypadkowym zbiorem rachunków, faktur i innych
dowodów. Wszystkie dowody powinny być ułożone
chronologicznie, przy czym na spodzie powinien znaleźć się
dowód z najstarszą datą. Wszystkie dowody muszą być trwale
złączone. Dobrą metodą jest wpinanie ich do segregatora lub
(jeśli dowodów nie ma zbyt wiele) do teczki z tzw. „wąsami”.
Ponadto należy wszystkie dowody
ponumerować kolorem czerwonym w prawym górnym rogu
(najlepiej gdy liczba jest w kółku), tak by numer był
widoczny. Numer musi być zgodny z pozycją, pod którą dany
dowód jest wpisany do książki finansowej (w rubryce L.p.).
Bardzo często dowody księgowe
nie wpisywane są do książki finansowej na bieżąco, nie
chronologicznie – dopuszcza się jednodniowe (ale nie
miesięczne!!!) opóźnienie w księgowaniu dowodów. W
przypadku, gdy dowód wpłynął do nas później, niż wskazuje na
to data wystawienia dowodu, należy napisać na nim: „wpłynęło
do księgowania w dniu ... „
i nadać mu numer zgodny z kolejną wolną pozycją w książce
finansowej.
UWAGA! W pozycji „data” w
książce finansowej wpisujemy datę księgowania, czyli
wpisywania pozycji do książki finansowej, a nie datę
wystawienia dowodu księgowego.
Książka finansowa
Książka finansowa stanowi
kolejny element dokumentacji finansowej. Książka takowa
powinna zostać zarejestrowana w okręgu i pod koniec roku
kalendarzowego zostać zwrócona do siedziby okręgu wraz ze
zbiorem dowodów księgowych.
Kilka podstawowych zasad
wypełniania książki finansowej
1.
Jak już wspominałam
wyżej zapisów w książce finansowej należy dokonywać na
bieżąco – w żadnym wypadku nie należy zwlekać z wpisywaniem
dowodów księgowych do książki do momentu, kiedy trzeba całą
dokumentację oddać po zakończeniu roku do okręgu.
2.
Zapisów dokonanych w
książce finansowej nie wolno przerabiać. Jest to dokument
finansowy a nie brudnopis. Jeżeli błąd jest niewielki np.
pomyliśmy się w napisaniu kwoty i dokonanie poprawki nie
spowoduje kreślenia kilku innych pozycji, wówczas liczbę
błędnie wpisaną należy przekreślić i nad nią wpisać
właściwą. Obok skreślenia podpisuje się osoba dokonująca
poprawek. Używanie w książce korektora, nadmierne
kreślenie w książce, zamazywanie pozycji jest
niedopuszczalne.
3.
Jeżeli poprawienie błędu
w książce spowoduje „lawinę” skreśleń, wówczas należy
dokonać storna. To tajemnicze słowo oznacza nic innego jak
korektę zapisu. Na kilku przykładach spróbuję wyjaśnić jak
robi się storno.
Jak się dokonuje storna w
książce finansowej?
Mamy następujący dowód
księgowy: faktura nr 150 na artykuły spożywcze na kwotę
100zł brutto i artykuły przemysłowe (papier toaletowy,
reklamówki, środki czystości) na kwotę 50zł brutto. Razem
kwota faktury wynosi 150zł.
Fakturę należałoby zaksięgować
następująco (wzór książki finansowej opracowany na podstawie
„Instrukcji prowadzenia dokumentacji finansowej na
obozach ZHR”):
Tabela 1
Lp. |
Data |
Treść |
Wpływy szczegółowo |
Razem wpływy |
Saldo |
Razem wydatki |
Wydatki szczegółowo |
Środki własne |
Wpłaty uczest. |
Dotacje i pozostałe |
Wyposa-żenie |
Materiały |
Wyży-wienie |
Usługi |
Trans-port |
Podróże służb. |
Czyn-sze |
Bezp. i inne |
Wyna-grodz.
|
9. |
15.11.2005 |
FV 11/05 |
|
|
|
|
1050,00 |
50,00 |
|
|
|
|
50,00 |
|
|
|
|
10. |
15.11.2005 |
FV 150 |
|
|
|
|
900,00 |
150,00 |
|
50,00 |
100,00 |
|
|
|
|
|
|
Przykład 1.
Źle odczytaliśmy kwotę wyżej
wymienionej faktury (zamiast 150zł odczytaliśmy 120zł z
czego 100zł to wyżywienie i 20zł to materiały) i
zaksięgowaliśmy ją następująco:
Tabela 2
Lp. |
Data |
Treść |
Wpływy szczegółowo |
Razem wpływy |
Saldo |
Razem wydatki |
Wydatki szczegółowo |
Środki własne |
Wpłaty uczest. |
Dotacje i pozostałe |
Wyposa-żenie |
Materiały |
Wyży-wienie |
Usługi |
Trans-port |
Podróże służb. |
Czyn-sze |
Bezp. i inne |
Wyna-grodz.
|
9. |
15.11.2005 |
FV 11/05 |
|
|
|
|
1050,00 |
50,00 |
|
|
|
|
50,00 |
|
|
|
|
10. |
15.11.2005 |
FV 150 |
|
|
|
|
930,00 |
120,00 |
|
20,00 |
100,00 |
|
|
|
|
|
|
Gdy zorientowaliśmy się, że
popełniliśmy błąd zaksięgowaliśmy już kolejne 20 pozycji –
wydaliśmy kwotę 300zł. Skreślenie nie wchodzi w grę, bo
będziemy musieli nanieść poprawki co najmniej w kilku
miejscach i książka straci czytelność. Storno, czyli korekta
będzie polegała na doksięgowaniu w kolejnej wolnej pozycji
czyli pod numerem 31. brakującej kwoty:
Tabela 3
Lp. |
Data |
Treść |
Wpływy szczegółowo |
Razem wpływy |
Saldo |
Razem wydatki |
Wydatki szczegółowo |
Środki własne |
Wpłaty uczest. |
Dotacje i pozostałe |
Wyposa-żenie |
Materiały |
Wyży-wienie |
Usługi |
Trans-port |
Podróże służb. |
Czyn-sze |
Bezp. i inne |
Wyna-grodz.
|
30. |
12.12.2005 |
FV 13/05 |
|
|
|
|
630,00 |
20,00 |
|
|
|
20,00 |
|
|
|
|
|
31. |
15.12.2005 |
Korekta poz. 10 |
|
|
|
|
600,00 |
30,00 |
|
30,00 |
|
|
|
|
|
|
|
Doksięgowania dokonujemy tylko
w tych kolumnach, w których czegoś zabrakło. Jeżeli
popatrzymy na tabelę 2 i 3 to suma w kolejnych kolumnach
musi być równa kwotom w tabeli nr 1. Saldo oblicza się
normalnie tzn. od poprzedniej kwoty salda odejmujemy kwotę
zapisaną w pozycji wydatki razem.
Pamiętajmy też, że przy
robieniu korekty w książce finansowej, w miejsce, gdzie
powinien się znajdować dowód księgowy (u nas w pozycji nr
31) w dokumentacji finansowej, powinna zostać wczepiona
kartka z informacją o dokonaniu korekty.
Przykład 2.
Dokonaliśmy podobnej operacji
tj. źle odczytaliśmy kwotę wyżej wymienionej faktury, ale
tym razem odczytaliśmy za dużo (zamiast 150zł odczytaliśmy
160zł z czego 110zł to wyżywienie i 50zł to materiały) i
zaksięgowaliśmy ją następująco:
Tabela 4
Lp. |
Data |
Treść |
Wpływy szczegółowo |
Razem wpływy |
Saldo |
Razem wydatki |
Wydatki szczegółowo |
Środki własne |
Wpłaty uczest. |
Dotacje i pozostałe |
Wyposa-żenie |
Materiały |
Wyży-wienie |
Usługi |
Trans-port |
Podróże służb. |
Czyn-sze |
Bezp. i inne |
Wyna-grodz.
|
9. |
15.11.2005 |
FV 11/05 |
|
|
|
|
1050,00 |
50,00 |
|
|
|
|
50,00 |
|
|
|
|
10. |
15.11.2005 |
FV 150 |
|
|
|
|
890,00 |
160,00 |
|
50,00 |
110,00 |
|
|
|
|
|
|
Podobnie jak poprzednio, gdy
zorientowaliśmy się, że popełniliśmy błąd zaksięgowaliśmy
już kolejne 20 pozycji. Storno będzie polegało w tym
przykładzie na wyksięgowaniu w kolejnej wolnej pozycji czyli
pod numerem 31. kwoty, którą wpisaliśmy za dużo:
Tabela 5
Lp. |
Data |
Treść |
Wpływy szczegółowo |
Razem wpływy |
Saldo |
Razem wydatki |
Wydatki szczegółowo |
Środki własne |
Wpłaty uczest. |
Dotacje i pozostałe |
Wyposa-żenie |
Materiały |
Wyży-wienie |
Usługi |
Trans-port |
Podróże służb. |
Czyn-sze |
Bezp. i inne |
Wyna-grodz.
|
30. |
12.12.2005 |
FV 13/05 |
|
|
|
|
590,00 |
20,00 |
|
|
|
20,00 |
|
|
|
|
|
31. |
15.12.2005 |
Korekta poz. 10 |
|
|
|
|
600,00 |
10,00 |
|
|
10,00 |
|
|
|
|
|
|
Wyksięgowanie kwoty polega na
zapisaniu jej kolorem czerwonym w danej pozycji. Kolor
czerwony oznacza w księgowości minus. Czyli przy
podsumowaniu strony kwotę zapisaną kolorem czerwonym
odejmujemy.
Wyksięgowania dokonujemy tylko
w tych kolumnach, w których wpisaliśmy za dużo. Jeżeli tym
razem popatrzymy na tabelę 4 i 5 to suma w kolejnych
kolumnach musi być równa kwotom w tabeli nr 1 (160zł – 10zł
= 150zł). Saldo oblicza się dodając do poprzedniej kwoty
salda kwotę zapisaną na czerwono.
Przykład 3
W kolejnym
przykładzie pokażemy, jak dokonać korekty w sytuacji, gdy
kwota faktury jest wpisana prawidłowo, jednakże źle został
dokonany podział na wyżywienie i materiały. Zamiast kwoty
50zł na materiały wpisaliśmy 20zł (nie zauważyliśmy środków
czystości). Zapis w książce będzie wyglądał następująco
Tabela 6
Lp. |
Data |
Treść |
Wpływy szczegółowo |
Razem wpływy |
Saldo |
Razem wydatki |
Wydatki szczegółowo |
Środki własne |
Wpłaty uczest. |
Dotacje i pozostałe |
Wyposa-żenie |
Materiały |
Wyży-wienie |
Usługi |
Trans-port |
Podróże służb. |
Czyn-sze |
Bezp. i inne |
Wyna-grodz.
|
9. |
15.11.2005 |
FV 11/05 |
|
|
|
|
1050,00 |
50,00 |
|
|
|
|
50,00 |
|
|
|
|
10. |
15.11.2005 |
FV 150 |
|
|
|
|
900,00 |
150,00 |
|
20,00 |
130,00 |
|
|
|
|
|
|
Storno w tym
przypadku będzie wyglądało następująco:
Tabela 7
Lp. |
Data |
Treść |
Wpływy szczegółowo |
Razem wpływy |
Saldo |
Razem wydatki |
Wydatki szczegółowo |
Środki własne |
Wpłaty uczest. |
Dotacje i pozostałe |
Wyposa-żenie |
Materiały |
Wyży-wienie |
Usługi |
Trans-port |
Podróże służb. |
Czyn-sze |
Bezp. i inne |
Wyna-grodz. |
30. |
12.12.2005 |
FV
13/05 |
|
|
|
|
600,00 |
20,00 |
|
|
|
20,00 |
|
|
|
|
|
31. |
15.12.2005 |
Korekta poz. 10 |
|
|
|
|
600,00 |
|
|
30,00 |
30,00 |
|
|
|
|
|
|
Następuje
wyłącznie przeksięgowanie pozycji z wyżywienia do
materiałów. W kolumnie wydatki razem nic nie wpisujemy, zaś
saldo pozostaje bez zmian. Znowu suma tabel 6 i 7 powinna
dać zapis z tabeli 1.
Przykład 4
Na koniec
przykład, w którym pomyliliśmy się w liczeniu salda w
pozycji nr 10. Nasz błąd polegać będzie na tym, że zamiast
odjąć od 1050zł kwotę 150zł odjęliśmy kwotę 105zł:
Tabela 8
Lp. |
Data |
Treść |
Wpływy szczegółowo |
Razem wpływy |
Saldo |
Razem wydatki |
Wydatki szczegółowo |
Środki własne |
Wpłaty uczest. |
Dotacje i pozostałe |
Wyposa-żenie |
Materiały |
Wyży-wienie |
Usługi |
Trans-port |
Podróże służb. |
Czyn-sze |
Bezp. i inne |
Wyna-grodz.
|
9. |
15.11.2005 |
FV 11/05 |
|
|
|
|
1050,00 |
50,00 |
|
|
|
|
50,00 |
|
|
|
|
10. |
15.11.2005 |
FV 150 |
|
|
|
|
945,00 |
150,00 |
|
50,00 |
100,00 |
|
|
|
|
|
|
Korekta powinna
wyglądać następująco:
Tabela 9
Lp. |
Data |
Treść |
Wpływy szczegółowo |
Razem wpływy |
Saldo |
Razem wydatki |
Wydatki szczegółowo |
Środki własne |
Wpłaty uczest. |
Dotacje i pozostałe |
Wyposa-żenie |
Materiały |
Wyży-wienie |
Usługi |
Trans-port |
Podróże służb. |
Czyn-sze |
Bezp. i inne |
Wyna-grodz.
|
30. |
12.12.2005 |
FV 13/05 |
|
|
|
|
645,00 |
20,00 |
|
|
|
20,00 |
|
|
|
|
|
31. |
15.12.2005 |
Korekta salda w poz.
10 |
|
|
|
|
600,00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Zasada jest
prosta: skoro w pozycji 10. odjęliśmy 105zł zamiast 150zł to
znaczy, że powinniśmy jeszcze odjąć 45zł. I to właśnie
czynimy w pozycji nr 31. Nic więcej nie wpisujemy do tego
wiersza.
Jeżeli
popatrzymy na wszystkie te przykłady to zauważymy, ze po
korektach we wszystkich przykładach kwota salda w pozycji
31. wynosi 600zł.
Mam nadzieję, że rozjaśniłam trochę kolejnych kilka pojęć
związanych z prowadzeniem księgowości harcerskiej
J
phm.
Anna Zagrajek HR
Skarbnik
Organizacji Harcerek i Szefowa zespołu ds. wychowania
gospodarczego OH-ek
Wszelkie artykuły komentujemy
na
www.pobudka.zhr.pl/forum
>>> wejdź
|
|
|